Bewerbermanagement Software: Das tut sie
Einen Überblick im Bewerbungs-Jungle zu behalten, ist eine Herausforderung für jede*n Personalverantwortliche*n. Noch mehr, wenn es sich um einen Konzern handelt. Das Mitarbeiterrecruiting in Zeiten des War for Talent, stellt für jedes Unternehmen einen großen Zeitaufwand dar. Wie kann man mit digitalen Tools und Bewerbermanagement Software wertvolle Ressourcen sparen? Mit der voranschreitenden Digitalisierung und ihren Tools wird die Personalsuche effizienter wie nie zuvor, oder?
- Struktur und Ordnung im Bewerbermanagement
- Die Ziele eines guten Bewerbungsprozesses
- Die Vorteile von Bewerbermanagement Software
- Die wichtigsten Funktionen dieser Tools
- Die 5 besten Applicant Tracking Systems (ATS) auf dem Markt
- Aber Bewerbermanagement Software hat auch Nachteile…
- Ab wann lohnt sich Software?
Struktur und Ordnung im Bewerbermanagement
Wenn HR-Verantwortliche von Bewerbermanagement sprechen, dann umfasst es den Prozess von der Ausschreibung einer zu besetzenden Position, bis hin zur Einstellung sowie das fachgerechte Onboarding eines neuen Teammitglieds. In diesem Prozess fallen viele organisatorische Daten an, Dokumente werden gesammelt und Best Cases sollten mit internen Informationen ergänzt werden können.
Bei einem guten Bewerbermanagement gilt es vor allem schnell und effizient zu sein, sowie ein passgenaues Recruiting zu erzielen. Im gesamten Prozess sollte allerdings niemals auf die Außenwirkung des Unternehmens, sprich das Employer Branding, vergessen werden.
Die Ziele eines guten Bewerbungsprozesses
Einer der wichtigsten Aspekte in einem guten Bewerbermanagement ist die Geschwindigkeit. Von Anfang an zukünftigen Interessent*innen schnelles Feedback zu senden, gehört nicht nur zum guten Ton, sondern sollte auch zum Sinnbild jedes positiven Erscheinungsbildes eines Unternehmens gehören. So behält der*die Bewerber*in das Unternehmen auch bei einer Absage in guter Erinnerung.
Eine Studie ergab, dass viele Bewerber*innen entweder sofort bzw. innerhalb einer Woche eine Eingangsbestätigung erwarten. Der gesamte Bewerbungsprozess sollte generell nicht länger als ein bis zwei Monate dauern. Wenn diese Fristen seitens des Unternehmens nicht eingehalten werden, springen die Jobsuchenden grundsätzlich ab.
Eine Bewerbersoftware kann den Bewerbungsprozess und somit auch die Candidate Journey verbessern.
Das Recruitingmanagement in Tagen des Bewerbermangels
Der Fachkräftemangel ist am Höhepunkt. Viele Firmen erhalten zu wenige, oder nicht die erwünschte Anzahl an Bewerbungen. Deswegen ist gerade jetzt Schnelligkeit sehr gefragt. Damit Sie als Unternehmen das richtige Ergebnis bekommen, muss eine Bewerbung bei Ihnen so einfach wie möglich sein. Bestenfalls sollte ebenso die Möglichkeit gegeben sein, sich direkt über die Sozialen Medien bei Ihnen zu bewerben. So bleiben Sie wettbewerbsfähig und sammeln Pluspunkte in der Candidate Journey.
Somit ist für Sie, als HR-Verantwortliche*r das Hauptziel, alle Recruitingabläufe ordentlich, übersichtlich und zeitgetreu abzuwickeln, sodass der*die Bewerber*in an keinem Zeitpunkt verloren geht. Deswegen nutzen moderne Arbeitgeber*innen mittlerweile Online-Recruiting-Lösungen und vereinfachen somit ihren gesamten Ablauf. Denn die besten Kandidat*innen sind nie lange auf dem Markt und man sollte sie sofort akreditieren.
Die Vorteile von Bewerbermanagement Software
Eine gezielte Personalgewinnung und nebenbei noch Zeit und Geld zu sparen, dass ist heutzutage einfacher den je. Das sind die wesentlichen Vorteile dieser Software-Systemen:
Durch von Ihnen definierte Kriterien trifft die Bewerbermanagment Software bereits eine Vorauswahl.
Einfache Vorauswahl durch Bewerbermanagement Software
Wenn man die Summe aller Bewerberdatensätze in einer Software miteinander vergleicht, kann diese bereits eine Vorauswahl treffen. Zusätzlich ermöglichen diese digitalen Tools auch eine interne Kommunikationsfunktion zwischen allen HR-Verantwortlichen. Und wie Sie es wahrscheinlich am besten wissen, ist Recruiting Teamarbeit.
Apps analysieren laufend den gesamten Recruiting-Prozess, um die Reaktionszeiten und internen Prozesse zu optimieren.
Die wichtigsten Funktionen dieser Tools
Wenn ein*e Bewerber*in Interesse an einem Unternehmen hat, kann man direkt in dem System die Person einladen und anhand vordefinierter Kriterien bewerten. Die meisten dieser Programme arbeiten mit solchen Bewertungskriterien. Somit hat man die eigenen KPIs jederzeit im Überblick. Hier sind noch weitere Funktionen von ATS Systemen:
- Individualisierbar und benutzerfreundlich
- Transparenz im gesamten Recruiting-Prozess
- Cloud-Lösungen
- Rechtsschutz
- Für Google Jobs optimiert
- Bewerberqualität und Performance der Eingangskanälen sind trackbar
- Anlegen von Recruiting-Teams und unterschiedlichen Jobboards
- Erstellung von Workflows
- Zentrale Verwaltung sowie Erinnerungen, Kalendersynchronisationen oder automatisierte Nachrichtenvorlagen
Das sind die 5 besten Applicant Tracking Systems (ATS) auf dem Markt
Diese fünf Bewerbungsmanagement Anwendungen bilden ein passgenaues System im Recruiting-Prozess. Sie wickeln diesen digital ab und führen gekonnt durch die gesamten Abwicklungen (teilweise sogar automatisiert). Als HR-Verantwortliche*r werden Sie so von den administrativen Aufgaben entlastet und erhalten zudem Ihre personalisierten KPIs.
Sollten Sie eines dieser Systeme testen wollen, bieten sich Demo-Versionen an. Achten Sie auf alle Fälle auf Ihre Vorlieben und eine für Sie benutzerfreundliche Oberfläche. Ein wesentliches Knock-Out-Kriterium wäre, wenn sich Ihr Arbeitsalltag und der Bewerbungsprozess mit diesen integrierten digitalen Funktionen nicht vereinfacht.
Wie funktionieren digitale Bewerbermanagement Software
Sie erstellen eine ansprechende Stellenanzeige und veröffentlichen diese auf Ihrer Karriereseite, auf den sozialen Netzwerken oder direkt auf einer beliebten Jobbörse.
Mit einem sogenannten One-Click-Recruiting können Ihre Bewerber*innen den Lebenslauf hochladen bzw. Sie können manuell klassische Lebensläufe einscannen (die meisten Applicant Tracking Systeme arbeiten mit Texterkennung, dem sogenannten CV-Parsing). Somit haben Sie alle erhaltenen Bewerbungen gebündelt in einer Datenbank gespeichert. Einige Tracking-Systeme können die Lebensläufe sogar mit der Stellenbeschreibung abgleichen. Folgen Sie einfach nur der Software, diese leitet Sie durch den gesamten Prozess.
Nutzen die Bewerber*innen allerdings nicht die von Ihnen definierten Schlüsselwörter, werden sie aussortiert.
Aber Bewerbermanagement Software haben auch Nachteile…
Wenn Personalvermittler*innen oder HR-Verantwortliche eine Software benutzen, können Sie aus aktuellen oder vergangenen Bewerber*innen mittels einer Stichwortsuche sourcen. Wenn aus 500 Bewerbungen eine Stelle als Vertriebsmitarbeiter*in gesucht wird und der*die Kandidat*in nicht die richtigen Schlüsselwort (SEO) im Lebenslauf verwendet, schließt die Software diese Kandidat*innen automatisch aus. So werden aus 53 möglichen Kandidat*innen plötzlich nur noch 7.
Einige ATS-Parsing-Algorithmen sind leider veraltet und teilweise unintelligent. Dadurch können sich Lebenslaufinformationen verzerren oder sogar komplett verloren gehen. Wenn Sie solche Verluste vermeiden wollen, sollten Sie darüberhinaus noch selbst einen Blick auf die Lebensläufe diverse Bewerber*innen werfen.
Ab wann lohnt sich eine Software?
Prinzipiell kann jeder, der seine Abläufe bei der Personalbeschaffung effizienter gestalten will, auf eine Software zurückgreifen. Wenn Sie also mit einem großen Bewerberaufkommen rechnen, dann lohnt es sich alle mal. Von Start-ups bis zu Großkonzernen kann von einem zuverlässlichem E-Recruiting-System profitieren.
Besonders wenn Recruiter in einem Unternehmen bereits ausgelastet sind, handelt es sich um eine wertvolle Investition. Vor allem langfristig gesehen kann sie sich bezahlt machen.
Es wird Zeit digital zu werden
Ein einzelner Recruiter braucht sehr viel Zeit für die Aufgaben eines komplexen Bewerbungsprozesses. Deswegen sollten sich keine Fehler anhäufen, denn das könnte in Zeiten des Fachkräftemangels fatale Folgen haben.
Davon abgesehen ist ein digitales Recruiting-Team unabhängiger von den äußeren Umständen auf dem Arbeitsmarkt und erlaubt auch flexiblere Arbeitszeitmodelle. Haben wir Sie von den digitalen Lösungen überzeugt, dann beginnen Sie jetzt Ihren Bewerbungsprozess:
